Pag-usapan natin: Isang may layuning plano kapag naghahatid ng 'masamang balita' tungkol sa trabaho

Na-update: Disyembre 23, 2022

Pinagmulan: Pexels

Ang pagpaplano para sa isang araw ng abiso tungkol sa isang kaganapan ng pagtanggal sa trabaho ng empleyado ay hindi karaniwang kaganapan sa korporasyon o isang prosesong pang-negosyo lamang. Para sa isang employer na nakikita ang kanilang mga empleyado bilang kanilang pinakamahalagang asset, nangangahulugan ito ng pagbibigay sa kanilang mga tao ng lubos na pag-iingat at espesyal na atensyon sa detalye. Dahil sa mahigit isang dekada kong karanasan sa pakikitungo sa mga kumpanya sa iba't ibang industriya na masusing naghanda para sa araw na ito, ang aking pangunahing layunin ay magmungkahi ng mga paraan na maglalatag ng pangunahing pundasyon pagdating sa pagpapaalis sa mga empleyado: nakikitungo tayo sa mga tao—samakatuwid, sinisikap nating makamit ang tunay na 'pagiging tao' upang malabanan ang labis na hindi magandang pangyayaring ito sa buhay.

Ang isang taong naghahatid ng masamang balitang ito ng pagtigil sa trabaho ay tinutukoy bilang tagapag-abiso. Siya ay isang taong may mabigat na gawain na magpadala ng deklarasyon ng paghihiwalay sa trabaho. Kadalasan, ang mga tagapag-abiso ay may mga nagtatagal at nakakatakot na tanong na ito sa isip kapag nahaharap sa pagkatanggal sa trabaho ng empleyado: Paano ko matagumpay na maipapadala ang mensahe? Paano ko haharapin ang reaksyon ng aking mga tauhan at ang aking emosyonal na kagalingan kung ang mga bagay ay hindi nasunod sa plano? Kaya naman, nilalayon kong tugunan ang kahandaan ng mga employer na maging mas handa sa paghawak ng pinakasensitibong gawain ng paghihiwalay ng empleyado bilang epekto ng pagbabago sa organisasyon.

Bago ang Araw ng Abiso: Mga Plano sa Komunikasyon

Pinagmulan: Pexels

Bulwagan ng Bayan

Laging isang kakila-kilabot na karanasan para sa sinumang tagapag-abiso ang maghatid ng masamang balita sa sinumang apektadong empleyado kung ang mga estratehiya sa komunikasyon ay hahayaan na lamang sa pagkakataon. Ang paglalatag ng entablado upang maisakatuparan ang hayagang layunin ng pagiging transparent bilang bahagi ng 'plano ng komunikasyon' ng pamamahala ay tiyak na makakatulong upang mabawasan ang epekto ng hindi kanais-nais na pagbabago. Kung mas maaga maipabatid ang ideya ng pagbabawas ng tauhan, mas mataas ang posibilidad na maging handa ang mga empleyado—sa mental at emosyonal na aspeto.

Ang planong ito ng komunikasyon ay maaaring magsimula sa isang pagtitipon sa isang town hall na titiyak na lahat ay dadalo. Ipaalam sa lahat ang pinakabagong mga pangyayari sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng pangkalahatang direksyon ng kasalukuyang negosyo. Maging malinaw tungkol sa mga pinagdaanan (o pagdadaanan) ng kumpanya sa mga tuntunin ng pag-unlad ng negosyo. Gumawa ng timeline kung paano makakaapekto ang bagong direksyong ito sa negosyo sa mga operasyon at kalaunan ay makakaapekto sa ilang mga posisyon sa trabaho. Ito ay magbibigay-daan sa mga empleyado na maunawaan ang epekto ng mga pagbabago sa loob ng kumpanya at magtanong ng ilang mga katanungan na maaaring mayroon sila. Sa puntong ito, ang pangkat ng pamamahala ay dapat na handa na sagutin ang mga tanong na maaaring lumabas bilang isang buong sunud-sunod na mga tanong na may kaugnayan sa iba't ibang mga alalahanin. Ang mga ito ay karaniwang tungkol sa: pamantayan sa pagpili, isang posibleng panloob na aplikasyon sa loob ng kumpanya, mga isyu sa panunungkulan, mga relasyon sa pag-uulat, mga isyu na may kaugnayan sa mga gawain sa paglilipat ng tungkulin, at mga pakete ng paghihiwalay, at iba pang mga personal na alalahanin.

Sa plano ng komunikasyon, dapat gamitin ang ilang mga jargon at terminolohiya nang palagian sa buong proseso dahil maaari rin itong makaapekto sa isang matagumpay na abiso ng pagtatapos. Bilang sikolohikal na epekto, ang mga terminong tulad ng 'termination', 'retrenchment', 'laid off', at ang mas bagong terminong 'redundiated' ay maaaring maging lubhang makahulugan at mapang-istimatismo. Samakatuwid, dapat din itong hawakan nang may malalim na pag-iingat at matipid sa buong pag-uusap at nakasulat na komunikasyon.

Ang Iskrip

Ang isang nakasulat na iskrip ang siyang gumagabay sa mga tagapag-abiso upang maipagpatuloy ang pag-uusap. Naglalaman ito ng pangunahing mensahe na nakahanay sa desisyon ng negosyo na nagpapaliwanag kung bakit ito humantong sa pagbawas ng tauhan. Ang piraso ng papel na ito ay mahalaga sa epektibong daloy ng komunikasyon na siyang nagtatakda ng mga reaksyon (pag-uugali) ng empleyado. Pinakamainam na magsimula sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng katwiran ng negosyo para sa desisyon. Halimbawa:

"Ang dahilan ng ating pagpupulong ngayon ay upang mabigyan kayo ng detalyadong impormasyon tungkol sa desisyon ng Kompanya na sumailalim sa mga pagbabago sa organisasyon gaya ng ipinabatid sa naunang pulong ng munisipyo. Ang desisyong ito ay batay sa mga sumusunod na konsiderasyon..."

Pagkatapos, isang malinaw na kahulugan ng magkakahiwalay na mga termino at petsa ng paglabas.

"Ang mga bagong pagbabago sa modelo ng negosyo ng ating kasalukuyang pandaigdigang istruktura gaya ng nabanggit kanina ay makakaapekto sa istruktura ng bawat departamento at sa gayon ay sasailalim sa muling pagbubuo. Sa kasamaang palad, napagpasyahan na ang iyong posisyon ay ginawang kalabisan 30 araw na epektibo mula sa pagtanggap ng pormal na abisong ito na may huling araw ng pagtatrabaho sa xxxxx (petsa dito)."

Tapusin sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa empleyado at isaalang-alang ang pagbibigay ng programang tulong sa empleyado na nakatuon sa mga serbisyo sa kalusugang pangkaisipan at/o career coaching na naghahanda sa mga empleyado na magkaroon ng mga tamang kagamitan upang bumuo ng isang kaisipan sa pagkamit ng isang matagumpay na paglipat sa karera. May mga panlabas na tagapagbigay ng serbisyo na eksperto sa mga larangang ito at lubos na sinanay upang matugunan ang pangangailangang ito.

"Mayroon ding programang tulong sa empleyado na iniaalok para sa iyo kung sakaling kailangan mo ng karagdagang emosyonal na suporta at tulong sa pagproseso ng impormasyong ito tungkol sa iyong pagkakahiwalay. Salamat sa iyong mahalagang kontribusyon sa Kumpanya. Pinahahalagahan ng pamunuan ang iyong walang humpay na dedikasyon at pangako sa buong panahon ng iyong pagtatrabaho sa amin. Hangad namin ang lahat ng pinakamahusay para sa iyo."

Anuman ang direksyon ng inyong mga pag-uusap, mahalagang ibalik ang usapan upang kilalanin ang kontribusyon ng empleyado dahil nakatuon tayo sa katotohanan na ang pagbawas ay dahil sa kaugnayan ng posisyon. Gayundin, bilang isang tagapag-abiso, kailangan mong dagdagan ang iyong kamalayan sa mga alalahanin ng empleyado at iba pang personal na pangyayari tulad ng isang nakaplanong kasal o pagbubuntis. Maging mapagmatyag sa anumang posibleng nakababahalang reaksyon ng empleyado.

Nasa ibaba ang ilang pangunahing katangian ng mga manggagawang nasa distressed position na nakatanggap ng notice of termination:

• Mga pisikal na sintomas - pag-iyak, malamig na pawis, panginginig, biglaan o paulit-ulit na sakit ng ulo, pagkapagod, kawalan ng gana sa pagkain, maliwanag na pananakit at kirot
• Mga sintomas ng emosyon - maaaring magpakita ng isa o higit pa sa mga sumusunod na reaksyon:

1. Nalilito – pagkawala ng oryentasyon, hindi agad alam kung nasaan ang isang tao at kung ano ang kanyang pinag-uusapan o naririnig
2. Hindi tumutugon, umatras
3. Sabik sa pinansyal na aspeto at karera
4. Pagkakaroon ng takot sa hindi alam; Isang pakiramdam ng pagkawala ng pagkakakilanlan
5. Pakiramdam ng pagkawala tulad ng kalungkutan, at pagkadismaya
6. Pagkakasala, kahihiyan (dahil sa nakaligtas, o dahil sa hindi pagliligtas ng iba)
7. Galit, mataas na pagkairita
8. Nalilito, pakiramdam na hindi totoo, o natutulala
9. Nahihiya at/o nahihiya na maituring na isang bigo
10. Pakiramdam na may pagtataksil at/o kawalan ng katarungang nagawa

Aktwal na Araw ng Abiso: Mga Opsyon sa Paghahatid

Pinagmulan: Pexels

Paghahatid nang personal

Ang isang lugar na hindi sakop ng opisina ay palaging may likas na bentahe. Nangangahulugan ito na ang pagsasagawa ng separation meeting ay sa isang function room ng isang hotel o sa isang pribadong function room ng isang restaurant. Gayundin, mayroong agham sa likod ng mga kaayusan ng mesa at upuan na maaaring magdulot o sumira sa daloy ng komunikasyon, na nakakaapekto sa epektibong paghahatid.

Ang one-on-one delivery ay lubos na iminumungkahi upang magbigay ng privacy at isang sikolohikal na ligtas na espasyo para sa iba't ibang reaksyon (mabuti man o masama). Sa huli, dapat maramdaman ng mga empleyado na pinahahalagahan sila sa kabila ng malaking posibilidad ng intensyon ng paghihiwalay. Nasa ibaba ang ilan sa mga konsiderasyon kapag naghahanda para sa offsite notification:

• Pagpoposisyon nang magkatabi (tagapag-abiso vs. apektadong empleyado)
• Tagapag-abiso malapit sa pintuan palabas
• Ang apektadong empleyado ay nakaharap sa blangkong pader (o hindi gaanong nakakagambalang tanawin)
• Maglagay ng tubig, kendi, at tissue sa mesa
• Mas kaunting mga aksesorya sa opisina
• Kuwartong may maayos na aircon
• Walang ingay at pang-abala sa tunog
• Silid na maliwanag

Ang isang personal na espasyo para sa sensitibong pag-uusap ay magpapagaan sa tensyon ng mensahe. Ang mga bukas na espasyo, na nakakasira sa privacy, ay isang kritikal na bahagi ng epektibong komunikasyon sa panahon ng makasaysayang araw ng abiso. Kung sasabihin nating, nagsusumikap tayong makamit ang pinakamataas na antas ng pagkatao, magsisimula tayo sa pag-aalis ng mga panlabas na baryabol na humahadlang sa ating pagiging tao sa pamamagitan ng pagbibigay ng personal na espasyo.

Lugar sa loob ng lugar

Sa lohikal na aspeto, sapat na ang pagkuha ng training o function room. Sa puntong ito, mahalaga ang tiyempo kaya isaalang-alang ang pag-iiskedyul ng pagsisimula sa karaniwang oras ng negosyo, kadalasan sa umaga. Maaaring kailanganin ng HR na magkaroon ng maayos na komunikasyon lalo na kung maraming apektadong empleyado ang kailangang maabisuhan. Nakapunta na ako sa iba't ibang uri ng onsite venue ng mga opisina ng kliyente, at ang iba't ibang setup na ito ay ang paggamit ng training o meeting room, board room, office cubicle, at training center (karaniwan ay ibang lokasyon).

Ang mga tagapag-abiso na nasa isang kapaligirang 'home court' ay mas may kontrol sa kaganapan. Ngunit tandaan, maaaring kailanganin nilang magkaroon ng mas mataas na antas ng pagpaparaya at pagiging sensitibo sa frustration pagdating sa pagbabasa at maging handa sa pagtugon sa mga hindi inaasahang emosyon at mga tugon sa pag-uugali.

Paghahatid nang Virtual

Sa pagsasagawa ng mga virtual na pag-uusap, nawawalan tayo ng emosyon. Ang pagiging 'online' ay nangangahulugan na inaalis natin ang lahat ng iba pang elemento ng komunikasyon na hindi linggwistiko. Ayon kay Dr. Jean Segal at mga kasamahan (2020) sa HelpGuide.org (isang non-profit na organisasyon na website para sa kalusugang pangkaisipan) na tumalakay sa isang paksa tungkol sa komunikasyon, tinukoy nila ang mga elementong ito na hindi linggwistiko bilang komunikasyong hindi berbal o simpleng "lengguwahe ng katawan". Binigyang-diin ni Dr. Segal na "ang lengguwahe ng katawan ay ang paggamit ng pisikal na pag-uugali, ekspresyon, at mga pamamaraan upang makipag-usap nang hindi berbal, kadalasang ginagawa nang likas sa halip na sinasadya". Ang mga pahiwatig na ito ang pinakamalakas magsalita sa ating mga pag-uusap.

Kapag nagiging virtual, nangangahulugan ito ng lubos na pag-asa sa teknolohikal na midyum ng komunikasyon at sa signal ng pagganap ng koneksyon sa network nito. Samakatuwid, mahalagang suriin ang kalidad ng bilis at pagkakaroon ng koneksyon sa panig ng mga empleyado. Bukod pa rito, kung at kapag ang empleyado ay nasa ginhawa ng kanilang tahanan, hangga't maaari ay maaaring humiling ng isang pribadong sandali, nang walang mga abala mula sa mga miyembro ng sambahayan

Isang magandang payo sa pagiging "tao" kapag naghahatid ng mensahe sa pamamagitan ng mga virtual na paraan ay ang madalas na pagtingin sa kamera hangga't maaari. Anuman ang uri ng kamera na iyong ginagamit, maging mula sa iyong laptop o hiwalay na nakalagay sa iyong pwesto, kailangan mong maging may kamalayan sa pagtingin sa maliit na itim at bilog na tuldok dahil sinisikap mong magtatag ng maayos na eye contact habang ipinapahayag ang iyong mensahe habang nagpapahayag ng isang mariing pag-unawa. Ang sapat na pagsasanay ay makakatulong sa iyong maging handa.

Pagkatapos ng Araw ng Abiso: Debrief at Pagbawi

Pinagmulan: Pexels

Habang nalalapit ka na sa katapusan ng proseso ng abiso, mahalagang pagnilayan at suriin kung ano ang naging tama at mali sa buong proseso. Ang isang debriefing sa mga tagapag-abiso na dumaan sa "mabigat na gawain" ng proseso ng abiso ay hindi lamang dapat bigyan ng nararapat na pagkilala, kundi pati na rin ng ilang uri ng propesyonal na suporta. Maaari kang kumuha ng isang panlabas na tagapagpadaloy upang magbigay ng pormal na mga talakayan upang ang iyong mga tagapag-abiso ay maging malaya at makabawi mula sa kanilang naubos na enerhiya. Bukod dito, ang pagbibigay sa kanila ng sapat na oras ng pahinga nang isa o dalawang araw ay tiyak na makapagpapanumbalik sa kanila sa isang maayos na estado ng paggaling. Lubos ding inirerekomenda ang pagkontrata sa iba pang mga tagapagbigay ng pangangalagang pangkalusugang pangkaisipan upang asikasuhin ang mga 'pulang bandila' ng mga hindi pangkaraniwang reaksyon. Ang mga pulang bandilang ay mga pag-uugaling nakakasama sa sarili tulad ng mga mapanghimasok na pag-iisip na saktan ang sarili.

Buod

Bilang isang career coach at tagapagbigay ng serbisyong pangkalusugan para sa mga may sakit sa pag-iisip, napagtanto ko na ang mga empleyadong mahusay na naglingkod sa kumpanya at sinuportahan hanggang sa kanilang huling araw ng trabaho ay ang mga matagumpay na nakaraos na may tunay na panghabambuhay na mga alaala. Ang karanasang ito pagkatapos ng trabaho ay nagpapadala ng malinaw na mensahe kung paano tunay na pinahahalagahan at pinahahalagahan ang mga empleyado. Ang suportang ito sa transisyon ay hindi lamang pinapaboran ang kapakanan at kagalingan ng empleyado, kundi pinapataas din nito ang tatak ng employer sa pamamagitan ng paglikha ng isang natatanging reputasyon sa pag-akit at pagpapanatili ng mga talento sa industriya sa pamamagitan ng paggamit ng mga estratehiyang nakabatay sa mga pinahahalagahan na inuuna ang mga tao.

Ang totoo, mayroon tayong walang katapusang pabago-bagong kapaligiran sa trabaho. Gaya ng wastong sinabi ni MJ Ryan sa kanyang aklat na How to Survive Change, You Did Not Ask For: “Ang nangyayari ngayon sa karamihan sa atin ay hindi dahil tayo ay masama o mali o walang kakayahan. Ito ay dahil ang mundo ay nagbabago sa napakabilis na bilis at bawat isa sa atin ay dapat umangkop sa mga pagbabagong iyon nang mabilis at mahusay hangga't maaari.” Bilang isang employer, pinakamabuti para sa iyo na dalhin ang iyong mga empleyado sa pinakamataas na antas ng pangangalaga at suporta hindi lamang sa panahon ng isang business-as-usual na kalagayan kundi lalo na sa panahon ng isang sitwasyon na dulot ng krisis. Tutal, ang tao ang siyang may malaking halaga at samakatuwid ay dapat siyang maging pinakamahalagang kapital mo sa organisasyon.

Nandito Kami para Tumulong!

💼 Gusto mo bang bumuo ng mas malusog at mas matatag na mga organisasyon at komunidad gamit ang evidence-based coaching at mga curated mental wellbeing program ng ThoughtFull App? Mag-email sa amin sa hello@thoughtfull.world para makakuha ng libreng assessment at demo.

👤Naghahanap ng propesyonal na susuporta sa iyong personal na paglalakbay sa kalusugang pangkaisipan? Siguraduhing i-download ang aming app sa App Store at Google Play para kumonekta sa isang sertipikadong ThoughtFull Professional ngayon!